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注意

谷歌文档的基础是基于web的文字处理器Writely，最初由软件公司Upstartle开发。2006年3月，谷歌收购了Upstartle公司，随后将它自己开发的谷歌电子表格应用集成在了一起。

当你使用自己的谷歌账户登录到谷歌文档是，你会看到如图所示的页面。这是所有文档应用（文字处理，电子表格和演示文稿）的主页；你以前创建的所有文档都在这一页面中列出。

图。　谷歌文档主页——这里列出了你所有的文档。

最左边的面板帮你组织你的文档。你可以将文件存放到文件夹中，按照类型（文字处理文档或电子表格）查看文档，以及显示与特定人员共享的文档。

选定文件夹或过滤器中的文件显示在窗口的主要部分。正如你所看到的，文字处理文件用文档图标标识，电子表格文件用电子表格图标标识，而演示文稿文件则用演示文稿图标标识。要打开任何一个文档，只需要单击该文档的标题。文档将会在新窗口中打开。要删除某个条目，请先选中它，然后点击删除按钮。

要创建一个新的文字处理文档，请点击新建按钮并选择文档。新文档在一个新的浏览器窗口中打开，如图所示。在这个新的浏览器窗口中，你的文档看上去就是一大块空白，下拉菜单和工具栏位于其顶部。你使用工具栏按钮和下拉菜单中的功能来编辑和格式化你的文档。

图。　一个新的谷歌文档文件。

注意

你还可以使用谷歌文档来处理你以前使用常规的文字处理程序，包括微软Word创建的文件。只需要点击上传按钮打开上传文件页面。找到你想要上传的文件，然后点击上传文件按钮即可。

如同使用所有的基于web的文字处理器，当你创建一个谷歌文档文件时，你实际上是在创建一个HTML文件——跟网页没有什么两样。通过谷歌文档界面，所有HTML类型的格式都可用于你的文件。尽管你可以按照许多其他格式，包括微软Word　DOC格式和Adobe　PDF格式导出（下载）你的文件，你的文件也可以使用HTML格式进行保存。

当然，谷歌文档最实用的功能之一就是与其他谷歌文档用户共享文件的能力，其目的可以是查看或者协同编辑。要共享一个文档或电子表格用于查看或进行协作，请点击共享按钮并选择与其他人共享。这样就会打开如图所示的共享该文档页面。

图。　准备共享一个谷歌文档文件。

第十一章　在文字处理上协作（4）

在邀请人员框中，输入你要与之共享文档的人的电子邮件地址（多个电子邮件地址用逗号进行分隔）。如果你希望别人只能查看文档而无法进行编辑，请选中作为查看者选项。如果你希望别人能够编辑文档，请选择作为合作者的选项。点击邀请查看者或邀请合作者按钮发送邀请函。

现在你的收件人通过电子邮件收到了你的邀请。邀请包含一个到文档的链接；点击此链接就会在一个新的浏览器窗口中打开文件。受邀请的查看者可以浏览整个文件，也可以将该文件保存到他们个人的谷歌文档在线存储区域，或作为一个文件存到自己的个人电脑中。任何受邀作为合作者的人都可以对文件进行实时的编辑；事实上，多个用户可以同时编辑文件。这就如同你们所有的人都紧挨着坐在一起，所有的人同时敲击同一个键盘。

最后，谷歌文档有一项相对较新的功能，某些用户可能会觉得有用：无需因特网连接，脱机处理文档的能力。该项功能称之为谷歌脱机文档，要使用它，请点击脱机链接下载并安装谷歌齿轮——一个能够将谷歌在线应用转换成传统桌面应用的软件工具。虽然这种方式丧失了云计算的一些特征，但它确实允许你在任何地方处理你的文件——即使在没有因特网可用的时候。

警告

当你离线处理谷歌文件时，你无法使用该应用的某些本地格式——更为重要的是，你会失去那些对于小组协作而言十分重要的修订标记。

总而言之，谷歌文档是一款优秀的、功能齐全的、基于web的文字处理器。协作很容易进行，如果你愿意的话，你也可以选择离线处理你的文档。此外，尽管有一些与之竞争的程序可能提供了更多的格式化选项，但是从用户基数的角度来说，没有应用能够接近谷歌文档。

Adobe　Buzzword

Buzzword（）是Adobe在基于web的文字处理器市场上